Текстове оформлення документів

Документ — основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.

Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, Приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення. За походженням виділяють службові й приватні документи; службові1 функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі де подається інформація про організацію роботи установи' закладу, підприємства; статутні —з коротким викладом змісту статуту організації чи установи; виконавчі в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які містять конкретну інформацію' необхідну для діяльності даної організації чи підприємства.

Документи розрізняють ще й за структурними ознаками вони можуть бути стандартними й нестандартним и, що залежить від багатьох об'єктивних та суб'єктивних факторів.

Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.

Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це — конструкторська технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи.

Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.

Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.

Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість.

Пропонований розділ подає деякі рекомендації, загальні правила і норми у текстовому викладі ділових паперів та ілюструє їх конкретними зразками.

Текст — головний елемент документа. Крім параграфів пунктів у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.